Was funktioniert, ist ein kleiner wöchentlicher Reset, den Sie wiederholen können, ohne darüber nachzudenken. Es hält wichtige E-Mail-Threads sichtbar, reduziert Stress und verhindert, dass Sie E-Mails verpassen, die Maßnahmen erfordern.

Wählen Sie einen Tag und eine Uhrzeit aus und behandeln Sie sie dann wie jede andere Routine, der Sie folgen. Der Sonntagabend passt zu vielen Zeitplänen und die Wochenmitte kann eine gute Alternative sein. Halten Sie die Sitzung kurz und achten Sie auf Regelmäßigkeit, denn hier sind Gewohnheiten wichtiger als Motivation.

Erstellen Sie zwei Körbe, in denen fast alles Platz findet

Erstellen Sie nur zwei Labels oder Ordner: „Aktion“ und „Behalten“. Unter Aktion versteht man alles, was eine Antwort, Akte, Entscheidung oder Nachverfolgung erfordert. „Aufbewahren“ dient zur Aufbewahrung von Bestätigungen, Quittungen und Referenzthreads, die Sie möglicherweise später benötigen. Vermeiden Sie komplizierte Systeme, denn diese neigen dazu, auszufallen, wenn Sie sehr beschäftigt sind.

Legen Sie nun eine Leseregel fest. Wenn Sie die E-Mail nicht innerhalb einer Minute verarbeiten können, verschieben Sie sie in den Aktionsbereich und lassen Sie sie ungelesen. Wenn es später für Sie nützlich sein könnte, verschieben Sie es in „Behalten“ und archivieren Sie es. Wenn es sich um Spam handelt, melden Sie sich ab oder löschen Sie es.

Dies erleichtert auch kleine Verwaltungsaufgaben, die Sie schnell erledigen möchten, beispielsweise wenn Sie PCS online für eine Prepaid-Option auf französischen Websites kaufen möchten. Kehren Sie dann zu Ihrem Posteingang zurück, ohne den Fokus zu verlieren.

Die zehnminütige Schnellreinigung, mit der Sie die Kontrolle behalten

Führen Sie den Reset jedes Mal auf die gleiche Weise durch. Suchen Sie zunächst nach „Abbestellen“ und löschen Sie alle Listen, die Sie nie öffnen. Suchen Sie als Nächstes nach Ihrem Namen, wichtigen Kunden oder Nachnamen und markieren Sie alle Threads, die bald wichtig werden könnten. Gehen Sie dann nur die ersten 30 E-Mails durch und sortieren Sie sie für die Woche in zwei Kategorien.

Schließen Sie den Kreislauf und lassen Sie Ihren Posteingang in Ruhe

Öffnen Sie abschließend „Aktion“ und wählen Sie vier Nachrichten aus, die Sie diese Woche ansprechen werden. Es handelt sich nicht um eine lange Liste, die nie angesprochen wird. Fügen Sie diese vier Nachrichten als kleine Aufgaben zu Ihrem Kalender hinzu und archivieren Sie die anderen. Das Ziel besteht darin, den Weg für neue Nachrichten freizumachen und nicht darin, ein perfektes Archiv zu erstellen.

Um das System stabil zu halten, deaktivieren Sie nicht-menschliche Benachrichtigungen, entfernen Sie Newsletter aus Ihrer Hauptansicht und vertrauen Sie beiden Warenkörben. Wenn Sie eine schnelle Verwaltungsaufgabe außerhalb Ihrer E-Mails erledigen müssen, beschränken Sie sie auf eine einzige Registerkarte, erledigen Sie sie, schließen Sie sie und kehren Sie zum Rest zurück.

Wenn diese Aufgabe beispielsweise einen Prepaid-Kauf umfasst, können Sie PCS online kaufen und dann direkt in Ihren Posteingang zurückkehren, ohne den Fokus zu verlieren. So bleibt Ihre Routine stabil. Beachten Sie, dass digitale Marktplätze wie Refilled, die Angebote zu allen digitalen Themen anbieten, weiterhin eine praktische Option sind, wenn Sie digitale Codes oder Geschenkkarten benötigen.